Die Grundlagen
Die Grundfrage, welche Emails archiviert werden
müssen, beantwortet mit § 147 AO eine Vorschrift aus dem aktuellen Steuerrecht.
Danach müssen alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe dauerhaft
gespeichert werden.
Darunter versteht das Gesetz jegliche Korrespondenz, die
"ein Geschäft vorbereitet, abwickelt, rückgängig macht oder
abschließt", also etwa Aufträge, Reklamationsschreiben, Rechnungen,
Zahlungsbelege oder Verträge.
Nicht darunter fallen etwa reine Werbesendungen
oder Angebote, die nicht zu einem Abschluss geführt haben. Diesen Dokumenten
fehlt die steuerliche Relevanz.
Somit fallen schätzungsweise mehr als 90% aller geschäftlichen Emails unter die gesetzlichen Vorschriften zur dauerhaften Archivierung von Emails mit steuerrelevantem Inhalt.
Alle Emails und deren Anhänge müssen im Originalformat, also digital und nicht in ausgedruckter Form, aufbewahrt werden und gemäß den Vorschriften der GdPdU jederzeit im Ursprungszustand in dateilesbarer Form zur Verfügung gestellt werden können.
Nur ausdrucken und abheften reicht nicht aus!